Melakukan Update Data Dengan UTtilitas Aplikasi

Melakukan update data dengan utilitas aplikasi

Get External Data

Microsft   Access   adalah   program   aplikasi   pengolahan   basis   data   yang merupakan bagian dari Microsoft Office. Paket program ini merupakan sistem manajemen database relasional untuk Microsoft Windows yang memiliki kemampuan  untuk  menyortir,  mengatur  serta  melaporkan  informasi  penting yang dibutuhkan. Dengan adanya versi yang terus diperbaharuhi  ini Access semakin dilengkapi dengan fasilitas-fasilitas  penting seperti interaksi dengan Internet.

Database  Access  disimpan  ke  dalam  sebuah  file  yang  berekstensi  mdb. Sebuah file database terdiri dari bagian-bagian yaitu : Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros, dan Modules.

Tabel adalah sekumpulan data atau informasi spesifik tentang subjek tertentu yang  disusun  dalam  bentuk  kolom  dan  baris.  Tabel  merupakan  komponen utama dan pertama dari sebuah database yang harus dibuat.

Kolom atau yang lebih dikenal dengan istilah field berisi judul yang mewakili sekumpulan  baris.  Sedangkan  baris  atau  yang  lebih  dikenal  dengan  istilah record berisi  kumpulan  data  yang  memiliki  karakteristik  pengertian  yang sama. Jadi satu record mewakili  mewakili  satu data atau informasi  tentang suatu entitas subjek secara lengkap.

query adalah gabungan dari tabel dan untuk memanipulasi data

query mengunakan bahasa SQL

Micosoft Access mempunyai kemampuan untuk memindahkan isi sebuah file dari beberapa aplikasi, seperti Excel, SQL, HTML, dBASE, Paradox, Microsoft Outlook, dan 
sebagainya menjadi tabel dalam file mdb.Perhatikan gambar di bawah ini.

Get External Data merupakan  sebuah fungsi built-in yang sudah disediakan oleh Microsoft Access untuk mengimport data masukan. Data masukan yang harus disiapkan harus dalam bentuk tabel.

MEMAHAMI PROSEDUR PENGOPERASIAN APLIKASI

Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Task bar Windows 95 – 2007 yaitu dimulai dengan tombol Start – All Programs – pilih MS Access 2007 .

Pada saat anda  pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan tampil kotak dialog  dimana memungkinkan anda dapat membuat data base baru dengan dua cara

•        Blank Database, adalah membuat proyek baru.

•        Featured Online Templates, adalah pilihan proyek yang disediakan .

•        Open Recent Database —> More… , adalah membuka file yang pernah disimpan.

MEMPERSIAPKAN APLIKASI DATA MASUKAN

A.  Data Masukan dari Excel

Menyiapkan Data Excel

Langkah-langkah

a. Membuat Aplikasi Microsoft Excel

b. Simpanlah tabel  dengan menggunakan salah satu perintah berikut

•        Dari office button klik Save dan beri nama filenya DataPenjualan.xlsx

•        Pada Toolbar desain Klik Tombol save atau tekan Kombinasi tombol Ctrl + S

c. Untuk menutup Microsoft Excel dapat menggunakan alternatif perintahnya sebagai berikut

•        Perintah Close dari office button

•        Klik Ctrl W

•        klik tombol Close

•        tekan tombol Ctrl + F4

Dalam penyiapan data masukan file Microsoft Excel yang harus diperhatikan adalah :

•        Record data yang pertama harus diletakkan pada Row pertama.

•        Penulisan Field harus menghindari tanda spasi atau tanda baca.

B.  Data Masukan dari HTML

Menyiapkan Data HTML

Langkah-langkah

a. Membuat Aplikasi HTML

b. Simpanlah tag HTML tersebut dengan cara

•        Dari menu klik File – Save

•        Tekan Kombinasi tombol Ctrl + S

c. Untuk menjalankan aplikasi HTML dengan menggunakan Browser, misalnya Internet Explorer

•        Klik Start – Program – pilih – Internet Explorer

•        Klik File -  Open – Browse – pilih lokasi  file – .html

d. Untuk menutup Internet Explorer dapat menggunakan alternatif perintahnya sebagai berikut

•        Perintah Close dari menu file

•        Klik Ctrl Menu dan pilih perintah Close,

•        Klik Ganda pada Ctrl menu

•        klik tombol Close

•        tekan tombol Ctrl + F4

Dalam penyiapan data masukan file HTML yang harus diperhatikan adalah tag HTML yang dapat diimport adalah :

•        Data yang ada dalam <tabel> <\tabel>

•        Data yang ada dalam <title><\title>

MEMINDAH DATA MASUKAN MENJADI DATA APLIKASI

A.     Mengimpor Data dari Excel

Langkah-langkah

a. Klik menu External Data – klik Excel pada bagian Import

b. Pada kotak Get External Data, pilih Browse…

untuk menentukan lokasi file dan folder pada kotak Look In.

c. Klik Open. Kotak dialog Import Spreadsheet Wizard akan muncul, pilih Show Worksheet, lalu klik Next

d. Klik tombol centang First Row Contains Headings. Klik Next.

e. Selanjutnya akan ditampilkan untuk memberikan konfirmasi data yang Anda impor ke tabel DataPenjualan.

f. Kotak wizard selanjutnya adalah menentukan primary key dalam tabel data. Pilihlah Noprimary key

g. Langkah terakhir adalah dengan menekan button Finish

h. Selesailah,  import data file Excel menjadi sebuah tabel dalam file access  ??????.mdb

B.     Mengimpor Data dari HTML

Langkah-langkah

a. Klik menu External Data – More – HTML Document pada bagian Import

b. Klik tombol radio First Row Contains Heading. Klik Next.

c. Selanjutnya tentukan lokasi penyimpanan tabel. Pilih In a New Table untuk menyimpan hasil pengimporan ke tabel baru. Klik Next.

d. Selanjutnya akan ditampilkan untuk memberikan konfirmasi data yang Anda impor ke tabel DataPenjualan.

e. Kotak wizard selanjutnya adalah menentukan primary key dalam tabel data. Pilihlah Noprimary key

f. Langkah terakhir adalah dengan menekan button Finish

g. Selesailah,  import data file html menjadi sebuah tabel dalam file access  ??????.mdb

MENGECEK HASIL ENTRY DATA

Setelah data dimasukkan program database diperiksa proses pemindahan dan pemasukan data apakah sesuai dengan prosedur atau intruksi kerja

Memilah hasil pemindahan dan pemasukan data sesuai dengan prosedur dan intruksi kerja.

Mengidentifikasi keberhasilan pemindahan dan pemasukan data kedalam program data base dari file data ke media penyimpan data